2) Sortir la tête de l'eau avec kanban

Nous allons partir de l'existant pour le faire évoluer pas à pas. Cela passe par une bonne connaissance des processus de l'équipe et de sa vélocité afin de pouvoir dire ce qu'elle peut traiter.

Éléments de travail et capacité

L'équipe effectue des tâches, implémente des fonctionnalités, fait des corrections de bugs, améliore la performance du produit... Chaque demande faite en entrée correspond à un ou plusieurs éléments de travail qui seront traités par une ou plusieurs personnes de l'équipe.

Il faudra s'accorder sur ce qu'un élément de travail signifie notamment avec les équipes en amont. On peut affiner en évaluant les éléments de travail en nombre de points selon la complexité, comme dans Scrum. L'essentiel est d'arriver à avoir un langage commun et pertinent.

La vélocité de l'équipe correspond au nombre d'éléments de travail livrés à l'issue d'un cycle de production. Lorsque nous aurons mesuré la vélocité sur plusieurs cycles, nous serons capables de donner la capacité, c'est à dire la vélocité moyenne attendue dans un sprint. Il est à noter que plus l'équipe a d'éléments de travail à réaliser et plus, à partir d'un certain seuil, sa performance va se dégrader. On va donc déterminer progressivement la capacité optimale de l'équipe.

Connaître ses processus

Pour identifier les améliorations possibles dans le fonctionnement de l'équipe et ce qui peut la perturber, on va dessiner la façon dont un élément de travail va traverser l'équipe avec une information sur les temps d'écoulement. On appelle ça le Value Stream Mapping (VSM). Il s'agit de repérer la façon dont un élément de travail est reçu, par qui, et les étapes de son traitement (analyse, spécifications, implémentation, tests, …) .

Cela va permettre de s'interroger sur la façon dont l'équipe fonctionne, notamment de voir s'il y a du gaspillage, si la façon dont les demandes arrivent,et  l'endroit où elles interviennent dans le processus est pertinent ou pas.

Utiliser le management visuel

On peut déduire du VSM les étapes de traitement d'un élément de travail, et ainsi on va dessiner un tableau Kanban avec diverses colonnes comme : « À faire », « En cours », « En test », « En intégration », « Fini ». Dans chaque colonne on mettra des post-its, chacun correspondant à un élément de travail. Les éléments de travail qui arrivent en entrée sont mis dans la colonne « À faire ». Lors de la réunion quotidienne kanban, qui est faite avec tous les membres de l'équipe, on fait le point sur les éléments de travail. Chacun dit où il en est, les obstacles qu'il rencontre. En fonction de l'avancement, on déplace les post-its dans les colonnes correspondantes. Il est essentiel que ce tableau soit visible de toute l'équipe.

Ce tableau va permettre de voir, outre l'avancée des éléments de travail, les goulots d’étranglements, les situations de famines (colonnes sans aucun post-it). Il va donc aider l'équipe à fluidifier son travail, à améliorer ses estimations de charges et à mesurer sa vélocité. La participation de chacun, la visibilité sur le déroulement du projet, sont des sources de motivation supplémentaire.

Bilan

Je ne détaille évidemment pas toute la méthode Kanban. Cela dit on voit bien que ces outils en permettant une meilleure connaissance de l'existant, vont donner des éléments importants pour négocier ce que l'équipe pourra accepter en entrée. Le pilotage du cycle de production est plus fin et plus réactif. Enfin la motivation des membres de l'équipe est améliorée, car on leur a donné de la visibilité sur les tâches, et on a favorisé leur implication.